Chính sách này quy định cách hủy dịch vụ HIBA ONE, các trường hợp có thể được hoàn tiền, các trường hợp không tự động hoàn tiền và quy trình đối soát khi phát sinh lỗi thanh toán. Vì HIBA ONE là phần mềm cung cấp quyền sử dụng theo thời hạn, chính sách này không áp dụng mô hình “đổi trả hàng hóa” như sản phẩm vật lý.
1. Phạm vi áp dụng
Chính sách áp dụng cho gói dịch vụ HIBA ONE được mua tại one.hiba.vn, trong tài khoản người dùng hoặc qua kênh bán hàng chính thức của HIBA ONE. Nếu một hợp đồng, báo giá hoặc chương trình ưu đãi có điều khoản hoàn tiền riêng, điều khoản riêng đó được áp dụng trong phạm vi hợp pháp.
2. Nguyên tắc chung
Việc hủy dịch vụ và việc hoàn tiền là hai vấn đề khác nhau. Người dùng có thể yêu cầu ngừng gia hạn hoặc chấm dứt sử dụng, nhưng khoản phí đã thanh toán không mặc nhiên được hoàn lại toàn bộ.
HIBA ONE xem xét yêu cầu hoàn tiền dựa trên lý do, thời điểm phát sinh, trạng thái kích hoạt, mức độ đã sử dụng, chứng từ, lỗi kỹ thuật, nghĩa vụ pháp luật và quyền bắt buộc của người tiêu dùng. Không nội dung nào trong chính sách này được hiểu là loại trừ quyền mà pháp luật quy định không được phép loại trừ.
3. Thời gian dùng thử
Nếu HIBA ONE cung cấp thời gian dùng thử, người dùng nên sử dụng giai đoạn này để kiểm tra mức độ phù hợp của sản phẩm với quy trình thực tế trước khi mua gói trả phí. Thời hạn và phạm vi dùng thử được hiển thị tại trang đăng ký hoặc chương trình áp dụng tại từng thời điểm.
Việc hết thời gian dùng thử không tự động tạo nghĩa vụ thanh toán nếu người dùng chưa thực hiện hành động xác nhận mua hoặc gia hạn theo cơ chế được công bố.
4. Hủy trước kỳ gia hạn tiếp theo
Đối với gói có cơ chế gia hạn, người dùng có thể yêu cầu dừng gia hạn theo chức năng được cung cấp hoặc qua kênh hỗ trợ. Khi việc hủy được xác nhận trước thời điểm phát sinh kỳ tiếp theo, HIBA ONE không thu phí cho kỳ mới, trừ trường hợp giao dịch đã được người dùng xác nhận hoặc đã phát sinh theo thỏa thuận hợp lệ.
Quyền sử dụng của kỳ đã thanh toán có thể tiếp tục đến ngày hết hạn nếu tài khoản không bị chấm dứt vì vi phạm, rủi ro bảo mật hoặc yêu cầu pháp luật.
5. Các trường hợp HIBA ONE sẽ xem xét hoàn tiền
Một yêu cầu hoàn tiền có cơ sở để được xem xét khi thuộc một trong các nhóm sau:
- Thanh toán trùng: cùng một nghĩa vụ bị ghi nhận nhiều lần do lỗi kỹ thuật, thao tác lặp hoặc đối tác thanh toán.
- Thanh toán sai số tiền do hệ thống: số tiền thực tế bị trừ khác với số tiền người dùng đã xác nhận do lỗi thuộc hệ thống HIBA ONE hoặc luồng tích hợp.
- Giao dịch không được kích hoạt đúng: HIBA ONE nhận được khoản tiền hợp lệ nhưng không cung cấp quyền sử dụng tương ứng và không thể khắc phục trong phạm vi hợp lý.
- Dịch vụ không thể được cung cấp vì nguyên nhân thuộc HIBA ONE: lỗi nghiêm trọng và kéo dài làm cho phần cốt lõi của gói đã mua không thể sử dụng, sau khi HIBA ONE đã có cơ hội hợp lý để xử lý nhưng không khôi phục được.
- Trường hợp HIBA ONE chủ động chấp thuận: dựa trên tình huống cụ thể, thiện chí thương mại hoặc thỏa thuận riêng.
- Trường hợp pháp luật yêu cầu: bao gồm quyền của người tiêu dùng hoặc nghĩa vụ hoàn trả phát sinh theo quy định bắt buộc.
6. Các trường hợp không tự động được hoàn tiền
Trong phạm vi pháp luật cho phép, các tình huống sau không mặc nhiên tạo quyền hoàn tiền:
- người dùng đổi ý sau khi gói đã được kích hoạt và đã sử dụng dịch vụ;
- người dùng không sử dụng hết thời hạn đã mua vì lý do nội bộ của tổ chức;
- nhân sự của khách hàng quên sử dụng, nghỉ việc, không nhập dữ liệu hoặc không triển khai quy trình đã dự kiến;
- dịch vụ bị ảnh hưởng bởi thiết bị, đường truyền internet, hệ thống bên thứ ba hoặc cấu hình thuộc phía người dùng mà HIBA ONE không kiểm soát;
- tài khoản bị hạn chế do vi phạm Điều khoản sử dụng, hành vi trái pháp luật hoặc rủi ro an toàn do người dùng gây ra;
- không đạt một kết quả kinh doanh, tuyển sinh, doanh thu, tỷ lệ chuyên cần hoặc mục tiêu vận hành mà HIBA ONE không cam kết bằng văn bản;
- người dùng yêu cầu hoàn lại phần thời gian chưa dùng chỉ vì muốn dừng sớm, nếu gói đã được cung cấp đúng như thỏa thuận và pháp luật không quy định quyền hoàn tương ứng.
Mỗi trường hợp vẫn được đánh giá theo bằng chứng thực tế và quyền bắt buộc của người tiêu dùng.
7. Hoàn tiền toàn bộ hay một phần
Tùy nguyên nhân, HIBA ONE có thể chấp thuận hoàn toàn bộ khoản thanh toán, hoàn phần chênh lệch, hoàn phần dịch vụ chưa được cung cấp hoặc áp dụng phương án cấn trừ cho kỳ tiếp theo nếu người dùng đồng ý.
Việc hoàn tiền một phần không được tính bằng một công thức mặc định nếu gói có ưu đãi, phí triển khai, giá theo kỳ hoặc quyền lợi đã được sử dụng. Cách tính cụ thể sẽ được giải thích khi xử lý yêu cầu.
8. Gói ưu đãi, khuyến mại và giá đặc biệt
Gói có giá ưu đãi hoặc quyền lợi đặc biệt có thể kèm điều kiện riêng về hủy, chuyển gói hoặc hoàn tiền. Điều kiện đó phải được công bố trước khi giao dịch hoặc nằm trong thỏa thuận liên quan.
Nếu hoàn tiền làm mất điều kiện hưởng ưu đãi, số tiền hoàn có thể được xác định lại dựa trên giá trị dịch vụ thực tế đã sử dụng và điều kiện chương trình, trong phạm vi pháp luật cho phép.
9. Nâng cấp hoặc thay đổi gói
Nếu người dùng nâng cấp sang gói cao hơn, khoản đã thanh toán có thể được cấn trừ theo cơ chế hiển thị tại thời điểm nâng cấp. Nếu hạ gói, việc hoàn phần chênh lệch không tự động áp dụng trừ khi hệ thống hoặc thỏa thuận cụ thể quy định.
10. Gia hạn ngoài ý muốn
Nếu người dùng cho rằng một kỳ gia hạn phát sinh ngoài ý muốn, cần liên hệ HIBA ONE sớm và cung cấp thông tin giao dịch. HIBA ONE sẽ kiểm tra cơ chế chấp thuận gia hạn, thông báo trước kỳ, trạng thái sử dụng sau gia hạn và các dữ liệu liên quan.
Nếu phát hiện lỗi hệ thống, lỗi hiển thị hoặc việc gia hạn không đáp ứng yêu cầu pháp luật áp dụng, HIBA ONE sẽ xử lý theo kết quả đối soát và nghĩa vụ pháp lý.
11. Giao dịch không phải do chủ tài khoản thực hiện
Nếu nghi ngờ tài khoản bị chiếm quyền hoặc thanh toán được thực hiện trái phép, người dùng cần ngay lập tức bảo vệ tài khoản ngân hàng, đổi thông tin đăng nhập HIBA ONE nếu cần và liên hệ hỗ trợ.
HIBA ONE có thể tạm thời giới hạn tài khoản hoặc giao dịch trong khi xác minh. Việc hoàn tiền phụ thuộc kết quả điều tra, chứng từ của bên thanh toán và quy định pháp luật.
12. Cách gửi yêu cầu hoàn tiền
Người dùng có thể gửi yêu cầu qua trang Liên hệ hoặc email info@hiba.vn. Yêu cầu nên có:
- họ tên và thông tin liên hệ;
- email hoặc số điện thoại dùng cho tài khoản HIBA ONE;
- tên tổ chức hoặc workspace liên quan;
- gói dịch vụ và kỳ thanh toán;
- mã giao dịch, ngày thanh toán và số tiền;
- lý do yêu cầu hoàn tiền;
- chứng từ hoặc ảnh chụp cần thiết, đã che thông tin nhạy cảm không liên quan.
13. Xác minh và đánh giá yêu cầu
HIBA ONE có thể yêu cầu bổ sung dữ liệu để xác định người gửi có quyền đối với tài khoản hoặc giao dịch. Việc xác minh nhằm tránh hoàn tiền cho sai người hoặc làm lộ thông tin tài chính.
Yêu cầu được đánh giá dựa trên nhật ký giao dịch, trạng thái gói, lịch sử sử dụng, thông tin từ ngân hàng hoặc đối tác thanh toán, nội dung hỗ trợ trước đó và các tài liệu liên quan.
14. Thời gian xử lý
HIBA ONE sẽ tiếp nhận và xử lý yêu cầu trong thời gian hợp lý theo tính chất vụ việc và thời hạn pháp luật áp dụng. Những trường hợp cần đối soát với ngân hàng, cổng thanh toán hoặc nhiều bên có thể cần thêm thời gian.
Sau khi chấp thuận hoàn tiền, HIBA ONE thực hiện lệnh hoàn hoặc phương án tương ứng sớm nhất có thể. Thời điểm tiền thực tế xuất hiện trong tài khoản người nhận còn phụ thuộc ngân hàng và nhà cung cấp thanh toán.
15. Phương thức hoàn tiền
Ưu tiên hoàn tiền về phương thức thanh toán ban đầu khi hệ thống và nhà cung cấp cho phép. Nếu không thể, HIBA ONE có thể yêu cầu người dùng cung cấp tài khoản nhận tiền phù hợp sau khi xác minh.
Người dùng không nên gửi mật khẩu ngân hàng, mã OTP, mã PIN hoặc thông tin bí mật tương tự để nhận hoàn tiền.
16. Hủy dịch vụ và dữ liệu sau khi hủy
Hủy thanh toán hoặc kết thúc gói không đồng nghĩa dữ liệu được xóa ngay. Việc lưu trữ, xuất, xóa và xử lý dữ liệu sau khi chấm dứt được thực hiện theo Chính sách bảo mật & dữ liệu cá nhân, nghĩa vụ pháp luật và tình trạng tài khoản.
Khách hàng nên xuất các dữ liệu cần giữ trước khi kết thúc quyền sử dụng, đặc biệt khi không có kế hoạch gia hạn.
17. Khiếu nại về kết quả hoàn tiền
Nếu không đồng ý với kết quả xử lý, người dùng có thể yêu cầu HIBA ONE xem xét lại và cung cấp thêm căn cứ. Hai bên ưu tiên trao đổi trực tiếp, đối chiếu chứng từ và giải thích rõ từng khoản.
Nếu vẫn không đạt thỏa thuận, người dùng giữ quyền sử dụng các cơ chế khiếu nại, bảo vệ người tiêu dùng, hòa giải, trọng tài khi có thỏa thuận hoặc Tòa án có thẩm quyền theo pháp luật.
18. Cơ sở pháp lý tham chiếu
Tại thời điểm cập nhật 14/08/2026, chính sách này được xây dựng có tham chiếu đến Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng số 19/2023/QH15, Nghị định 55/2024/NĐ-CP, Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15, Nghị định 248/2026/NĐ-CP, Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 và các quy định dân sự, thương mại liên quan đang có hiệu lực.
19. Thông tin liên hệ
Đơn vị vận hành HIBA ONE: CÔNG TY TNHH SHORAIDO
Mã số thuế: 3603919409
Website: https://one.hibaone.vn
Email: info@hiba.vn
Điện thoại: 0901 855 685