Học phí rõ từng người. Ai còn nợ bao nhiêu, nhìn là biết.
Theo dõi theo tháng, theo lớp, theo cơ sở. Thu đủ hoặc thu một phần. Biết ai chưa đóng, đang đóng dở, đã đóng xong hay đã quá hạn - không phải cộng tay cuối tháng.
| Mã khoản thu & Học viên | Gói học phí áp dụng | Phải thu | Trạng thái công nợ | Thao tác xử lý |
|---|---|---|---|---|
|
ĐK
Bùi Hoàng Đăng Khoa
Mã thu: KT-1026-0842 · PH: 0912.xxx.124
|
Gói 1 Tháng định kỳ
12 buổi chuẩn · Hạn: 05/10
|
1.000.000 đ | Đã đóng 1.000.000 đ (Đủ) |
In phiếu thu
|
|
MQ
Nguyễn Minh Quân
Mã thu: KT-1026-0843 · PH: 0912.xxx.899
|
Gói 1 Tháng định kỳ
12 buổi chuẩn · Hạn: 05/10
|
1.000.000 đ | Đang đóng dở: Thu 500k · Nợ 500k |
Thu nốt 500k
|
|
BL
Trần Bảo Long
Mã thu: HIB202610-091 · PH: 0903.xxx.671
|
Khóa 3 Tháng (Chiết khấu 10%)
36 buổi · Hạn đến 31/12
|
2.700.000 đ | Đã đóng 2.700.000 đ (Đủ) |
In phiếu thu
|
|
HY
Lê Hoàng Yến
Mã thu: KT-1026-0845 · PH: 0938.xxx.902
|
Gói 1 Tháng định kỳ
12 buổi · Hạn chót: 05/10
|
1.000.000 đ | Quá hạn 7 ngày · Nợ 1.000.000 đ |
Gửi nhắc học phí
|
Ba câu bạn phải trả lời mỗi tháng, và mỗi lần đều mất nửa buổi.
Đến ngày mùng 8 hàng tháng là cơn ác mộng: file Excel nhảy dòng, tin nhắn Zalo trôi tuột, ca trực tối lệch sổ sách với ca trực sáng. HIBA One giúp bạn có câu trả lời rõ ràng ngay trên hệ thống mà không phải đối soát thủ công.
“Ai chưa đóng học phí?”
Lọc 1 chạm danh sách Chưa đóng, Đang đóng hoặc Đã đóng đúng theo tháng. Tránh việc phụ huynh nói đã đóng tuần trước nhưng người trực ca quên ghi chép vào sổ.
“Bạn này còn thiếu bao nhiêu?”
Thấy ngay số phải thu, số đã thu và khoản tiền còn thiếu hiển thị minh bạch. Phụ huynh nộp trước một nửa, nộp nốt phần còn lại vào giữa tháng mà không hề sợ thất thoát hay nhầm lẫn.
“Lớp nào, cơ sở nào đang đọng nhiều nhất?”
Gom nhóm công nợ theo từng lớp, giáo viên phụ trách và cơ sở đào tạo. Giúp chủ trung tâm lập tức phát hiện điểm nghẽn dòng tiền để xử lý trước khi chu kỳ tháng mới bắt đầu.
Cấu hình một lần, mỗi kỳ hệ thống tự lập danh sách thu.
Không cần gõ lại từng khoản thu cho từng học sinh. Thiết lập khung học phí một lần, hệ thống tự động xử lý mọi chu kỳ tiếp theo để bạn tập trung nâng cao chất lượng đào tạo.
Tạo gói học phí
Cấu hình theo tháng, theo quý, theo khóa hoặc theo số buổi. Cài đặt mức tiền, chính sách chiết khấu và hạn nộp phí tự động (ví dụ ngày mùng 5 hàng tháng).
Đến kỳ, danh sách tự sinh
Đúng ngày chu kỳ, HIBA One tự động lập danh sách thu tiền theo từng lớp dựa trên sĩ số học viên đang hoạt động. Không cần copy-paste từ các file Excel cũ.
Ghi nhận thu đủ hoặc một phần
Linh hoạt ghi nhận: Tiền mặt, chuyển khoản hoặc mã QR. Phần còn thiếu tự động ghi nhận vào công nợ, xuất phiếu thu biên nhận tức thời.
Quá hạn tự đổi trạng thái
Khoản thu chưa hoàn tất sau hạn nộp tự động chuyển sang Quá hạn, hiện rõ trễ 3 ngày hay 3 tuần để chủ động kế hoạch chăm sóc.
Nhắc học phí là việc ai cũng ngại. Để hệ thống làm phần khó.
Không còn cảnh giáo viên ngập ngừng đòi tiền trực tiếp tại cửa lớp hay soạn từng tin nhắn thủ công. HIBA One lập danh sách cần nhắc dựa trên số tiền còn thiếu và mã khoản thu của từng học viên.
Kính gửi Quý phụ huynh học viên [Tên Học Viên],
Trung tâm xin gửi thông báo về kỳ học phí tháng 10/2026 của lớp [Tên Lớp]:
Quý phụ huynh vui lòng hoàn tất để trung tâm đảm bảo quyền lợi điểm danh và học tập của học viên. Xin chân thành cảm ơn!
Không chỉ có học phí định kỳ.
Mọi khoản thu phát sinh trong quá trình vận hành đều được theo dõi riêng biệt, giảm việc gộp chung gây lẫn lộn doanh thu đào tạo cốt lõi.
Lệ phí thi / kiểm tra định kỳ
Tạo danh sách thu riêng cho các kỳ thi cấp chứng chỉ, đánh giá năng lực, kiểm tra chất lượng định kỳ với danh sách thí sinh và hạn nộp chuyên biệt.
Đồng phục, tài liệu, dụng cụ học tập
Theo dõi các mục bán lẻ như giáo trình, đồng phục và phụ kiện luyện tập theo danh mục riêng để dễ đối chiếu doanh thu và chi phí.
Quỹ lớp, tiền sân bãi, sự kiện
Ghi nhận minh bạch các khoản phụ thu thuê địa điểm, dã ngoại, giải đấu giao hữu, quỹ liên hoan mà không làm sai lệch báo cáo học phí trung tâm.
Miễn giảm và học bổng
Gắn thẻ tag lý do rõ ràng (anh em ruột, con em giáo viên, học bổng tài năng). Cuối kỳ có thể đối chiếu tổng mức miễn giảm và nhóm đối tượng đã áp dụng.
Lịch sử gắn theo học viên trọn đời
Các khoản đã đóng, các lần thanh toán dở, số nợ phát sinh và phiếu thu được lưu theo hồ sơ từng học viên để tiện tra cứu. Khi cần đối chiếu khoản thu cũ, quản lý có thể tra cứu lại biên lai từ lịch sử hồ sơ.
“Thu tiền trước không có nghĩa tháng này đã kiếm được từng đó.”
Nhiều trung tâm vấp phải bẫy dòng tiền ảo: Phụ huynh nộp trước gói 3 tháng, 6 tháng hay 1 năm, người quản lý đem chi tiêu hết vào đầu kỳ. Đến tháng thứ 3, trung tâm không còn ngân sách trả tiền mặt bằng và thù lao cho giáo viên.
Học viên sắp hết gói, bạn biết trước - không phải sau.
Phần lớn học viên rời bỏ lớp học không phải vì chán, mà đơn giản vì hết buổi nhưng không ai nhắc gia hạn, dẫn đến việc nghỉ học 1-2 tuần rồi dần quên mất thói quen đi học.
HIBA One tự động gom danh sách học viên còn đúng 2 buổi hoặc trước 7 ngày hết hạn gói. Quản lý hoặc giáo viên có thể chủ động tư vấn tái đăng ký đúng thời điểm, giữ chân người học hiệu quả mà không hề tạo cảm giác đường đột.
Không phải ai trong trung tâm cũng cần thấy số tiền.
Bảo vệ sự riêng tư về doanh thu và công nợ của trung tâm với cơ chế phân quyền vai trò (Role-Based Access Control) chi tiết và bảo mật.
Chủ tổ chức · Quản lý cơ sở · Kế toán
Được cấp toàn quyền kiểm tra bức tranh tài chính: số tiền thu, công nợ quá hạn, phê duyệt miễn giảm, in phiếu thu và xuất dữ liệu báo cáo ra Excel.
Giáo viên · Huấn luyện viên · Trợ giảng
Chỉ được xem danh sách học viên trong lớp phụ trách, thời khóa biểu và thực hiện điểm danh buổi học. Không nhìn thấy các trường học phí và số tiền nợ nếu chưa được cấp quyền tài chính.
Trang này lo phần trước khi tiền về.
HIBA One tách bạch khoa học giữa việc quản trị công nợ phải thu và cổng kết nối thanh toán tự động, giúp mọi khâu vận hành luôn chuẩn xác.
Theo dõi rõ ai còn nợ, số tiền còn thiếu, hạn nộp, số ngày quá hạn, gói học phí áp dụng và số buổi đã sử dụng.
Xử lý lúc tiền về: Sinh mã QR VietQR động theo khoản nợ, nhận diện giao dịch qua SePay, tự động gạch nợ khi giao dịch khớp điều kiện và tiền về thẳng tài khoản ngân hàng của bạn.
Câu hỏi thường gặp về học phí và công nợ
Những thắc mắc thực tế nhất của các chủ trung tâm và người làm quản lý tài chính.
Trung tâm thu học phí theo khóa hoặc số buổi thì hệ thống có hỗ trợ không?
Có. HIBA One hỗ trợ cấu hình đa dạng mọi mô hình: theo tháng định kỳ (tự sinh khoản thu đầu tháng), theo khóa nhiều tháng (3, 6, 12 tháng) hoặc gói số buổi (10, 24, 36 buổi) với tính năng tự động đếm trừ buổi khi điểm danh.
Học viên xin nghỉ bảo lưu giữa chừng thì tiền học và công nợ xử lý thế nào?
Bạn chỉ cần kích hoạt trạng thái bảo lưu trên hồ sơ học viên. Hệ thống sẽ tạm dừng tính buổi và giữ nguyên giá trị Doanh thu chưa thực hiện còn lại, không tự động sinh khoản thu mới ở kỳ kế tiếp cho đến khi học viên mở lại gói học.
Gia đình có 2 anh em cùng học thì có chính sách gộp học phí hoặc giảm giá được không?
Có. HIBA One cho phép thiết lập chính sách miễn giảm theo thẻ tag (ví dụ: "Anh em ruột giảm 10%", "Học viên thứ hai"). Khi sinh khoản thu, hệ thống tự áp dụng mức chiết khấu và lưu vết lý do minh bạch trong báo cáo.
Trung tâm đang có file Excel theo dõi công nợ phức tạp thì chuyển dữ liệu sang thế nào?
Đội ngũ HIBA One có thể hỗ trợ chuẩn hóa và nạp danh sách học viên cùng số dư công nợ hiện tại từ file Excel trước khi bắt đầu.
Tôi có thể xuất dữ liệu công nợ và học phí ra file Excel bất cứ lúc nào không?
Có. Hệ thống hỗ trợ xuất báo cáo công nợ, danh sách phải thu và lịch sử thanh toán theo từng lớp, cơ sở hoặc toàn trung tâm ra file Excel khi cần.
Giáo viên hoặc huấn luyện viên đứng lớp có nhìn thấy số tiền học phí và công nợ không?
Không mặc định. Giáo viên hoặc HLV chỉ xem các dữ liệu được cấp theo vai trò; thông tin học phí và công nợ chỉ hiển thị khi có quyền tài chính phù hợp.
Lấy một tháng học phí thật vào thử.
Bạn không cần chuyển đổi ồ ạt toàn bộ trung tâm trong một ngày. Hãy đi từng bước nhỏ để người quản lý và kế toán làm quen một cách nhẹ nhàng nhất.
Chọn 1 lớp duy nhất
Chọn lớp có sĩ số vừa phải (15 - 20 học viên) đang học đều đặn nhất.
Tạo đúng gói phí
Cài đặt đúng mức học phí mà lớp đó đang áp dụng (theo tháng hay số buổi).
Thử thu 3 học viên
Ghi nhận 1 bạn đóng đủ, 1 bạn đóng một nửa và 1 bạn chưa nộp để quan sát công nợ.
Đối chiếu con số cũ
So sánh với bảng tính Excel cũ để kiểm tra chênh lệch và luồng thao tác thực tế.
Bạn đang có sẵn file Excel học phí phức tạp?
Gửi danh sách cho HIBA One để được hỗ trợ chuẩn hóa dữ liệu trước khi import.
Thu học phí có trong mọi gói.
Các gói đều bắt đầu từ gói học phí, khoản phải thu, đã thu, còn nợ, lịch sử thu và phiếu thu. Các nhu cầu như điều chỉnh, miễn giảm, chu kỳ thu, khoản thu khác, đối soát ngân hàng, chứng từ và báo cáo tài chính nâng cao được mở theo từng gói.
Thử bằng một lớp thật, không phải bằng dữ liệu mẫu.
Tạm biệt cảnh hoang mang khi phụ huynh hỏi số tiền còn nợ. Để HIBA One tự động hóa toàn bộ công nợ cho trung tâm của bạn ngay hôm nay.