Đưa một lớp thật vào hệ thống. 14 ngày sau, tự biết mình có cần nó không.
Dành cho người đang cầm sổ, cầm Excel, cầm Zalo để quản lý học viên - và người đã dùng phần mềm nhưng vẫn phải mở thêm file phụ mới ra được con số.
“Đưa một lớp thật vào để kiểm tra dữ liệu và luồng vận hành trước khi quyết định.”
Võ thuật, ngoại ngữ, dạy thêm, âm nhạc, khiêu vũ, yoga, fitness, CLB thể thao - mỗi mô hình gọi đúng tên nghề của bạn.
Đây là hệ thống quản lý vận hành: học viên, lịch, điểm danh, học phí, công nợ, kỳ thi và báo cáo chuẩn xác.
Vướng chỗ nào nhắn thẳng vào nhóm riêng, không qua hệ thống ticket rườm rà, không chờ email phản hồi.
Chọn một lớp thật, nhập dữ liệu cơ bản, điểm danh vài buổi và ghi nhận khoản thu thực tế. Sau đó mở báo cáo để kiểm tra luồng dữ liệu có phù hợp với cách vận hành của bạn hay không.
Những điểm nghẽn thường xuất hiện khi trung tâm lớn dần
Khi trung tâm tăng số lớp và học viên, dữ liệu thường bị tách giữa sổ điểm danh, file học phí và các nhóm trao đổi. Người quản lý phải tự ghép lại để biết chuyên cần, công nợ và tình trạng từng học viên.
Cuối tháng mới phát hiện có học viên nghỉ 5 buổi liên tiếp. Lúc đó gọi hỏi thì phụ huynh đã cho con qua chỗ khác rồi. Bạn mất một học viên mà không hề biết mình đang mất.
Học phí thu bằng chuyển khoản, đối soát bằng trí nhớ. Mở app ngân hàng, cuộn lịch sử giao dịch, dò từng cái tên. Nội dung chuyển khoản ghi trống hoặc tên phụ huynh. Mất nguyên buổi tối, và vẫn sót.
Bạn không trả lời được câu hỏi đơn giản nhất: tháng này thực sự còn ai nợ? Nợ bao nhiêu? Nợ từ khi nào? Con số trong đầu bạn và con số trong file luôn lệch nhau một khoảng xa.
Trợ giảng hoặc Huấn luyện viên nghỉ là lớp đứng hình. Vì mọi thứ nằm trong đầu một người. Không ai mở ra được lịch sử học của học viên đó, đã đóng tới đâu, đã thi cấp độ nào.
Phụ huynh nhắn hỏi "con tôi học tới đâu rồi?" - bạn phải mở 3 file mới ráp được câu trả lời. Trả lời trễ 2 tiếng. Phụ huynh không nói gì, nhưng điểm uy tín của bạn tụt dần.
Muốn mở thêm cơ sở hoặc thêm lớp mà không dám. Vì bạn biết rõ: thêm 50 học viên nữa là cái mớ Excel này vỡ trận, công việc hành chính đè bẹp thời gian đứng lớp.
Vấn đề không nằm ở việc thiếu cố gắng, mà ở chỗ dữ liệu đang nằm rời rạc và phụ thuộc quá nhiều vào thao tác thủ công.
HIBA One tập trung vào vận hành lớp học thực tế: hồ sơ, lịch, điểm danh, học phí, công nợ và báo cáo trên cùng một hệ thống.
Một lần nhập dữ liệu, dùng tiếp ở các nghiệp vụ sau
HIBA One kết nối hồ sơ học viên, lịch, điểm danh, học phí và báo cáo trên cùng một luồng dữ liệu để hạn chế nhập lại và đối chiếu thủ công.
Mỗi mô hình vẫn dùng đúng thuật ngữ quen thuộc như võ sinh, hội viên, cấp đai, trình độ hoặc môn học thay vì phải đổi cách gọi theo phần mềm.
Trong 14 ngày, bạn có thể kiểm tra những gì?
Dùng một lớp thật để kiểm tra những luồng quan trọng nhất trước khi quyết định có triển khai rộng hay không:
Học viên, phụ huynh, số điện thoại, ngày vào học, lịch sử rèn luyện. Một lần nhập duy nhất, xài xuyên suốt không bao giờ phải gõ lại.
Mở đúng buổi học, danh sách đã có sẵn. 1 chạm: Có mặt / đi trễ / vắng / có phép. Chốt buổi là xong, không cần làm thêm file tổng hợp.
QR sinh theo đúng số tiền còn thiếu. Kết nối SePay thì tiền về tự ghi nhận và gạch nợ. Chấm dứt cảnh cuộn app ngân hàng dò họ tên phụ huynh.
Một đường link duy nhất cho phụ huynh xem lịch, chuyên cần, khoản còn thiếu, tiến độ, kết quả thi và chứng nhận. Đúng con họ, không lẫn lộn.
Chốt buổi xong, hệ thống tự gửi email chuyên cần cho phụ huynh. Việc nhỏ nhưng dễ quên nhất trong ngày giờ đã có hệ thống làm thay bạn.
Xuất chuẩn iCalendar tích hợp thẳng vào Google Calendar, Apple Calendar. Bạn, huấn luyện viên và học viên mở app quen dùng ra là thấy lịch.
Dù tính theo số buổi hay thời hạn ngày, hệ thống đều báo trước khi học viên sắp hết hạn. Chăm sóc giữ chân học viên trước khi họ rời đi.
Bảng barem đánh giá, kết quả, cấp đai/trình độ được gắn thẳng vào hồ sơ học viên. Không còn cảnh ghi sổ tay rồi tìm hoài không thấy.
HLV chỉ thấy lịch và điểm danh. Người thu ngân chỉ thấy khoản thu và công nợ. Chủ trung tâm nắm toàn bộ doanh thu và dòng tiền.
Thấy đúng thứ trung tâm mình cần?
Bắt đầu luôn ngay hôm nay, không cần kéo tìm lại nút bấm.
Một số màn hình đang dùng trong hệ thống
Các màn hình dưới đây minh họa những luồng đang có trong HIBA One để bạn hình dung cách dữ liệu được nối từ vận hành tới báo cáo.
Bắt đầu từ một lớp nhỏ, chọn mô hình phù hợp và cấu hình các luồng cần dùng trước.
Màn hình điểm danh của một buổi học thật trên di động hoặc máy tính bảng với các trạng thái: Có mặt, Vắng, Trễ, Có phép.
Màn hình hồ sơ võ sinh & danh sách học viên đầy đủ thông tin người giám hộ, số điện thoại, ngày gia nhập và trạng thái học.
Màn hình công nợ minh bạch, xu hướng tiền vào 6 tháng và tích hợp VietQR tự động gạch nợ qua cổng ngân hàng SePay.
Cổng thông tin độc lập giúp phụ huynh tự tra cứu lịch học, số buổi chuyên cần, lịch sử đóng học phí mà không cần nhắn hỏi thầy cô.
Sổ điện tử theo dõi kỳ thi thăng cấp đai, barem chấm điểm Rubric theo môn phái và xuất chứng chỉ số có mã xác thực QR.
Bảo vệ tuyệt đối bí mật kinh doanh: Huấn luyện viên không xem được doanh thu trung tâm, thu ngân không can thiệp giáo án đào tạo.
14 ngày dùng thử hoạt động như thế nào?
Mục tiêu là kiểm tra sản phẩm trên một lớp thật theo ba bước đơn giản: chọn mô hình, nhập dữ liệu cơ bản và đối chiếu kết quả sau thời gian dùng thử.
BƯỚC 1: Chọn đúng mô hình của bạn
Không có chuyện một cách quản lý xài chung cho mọi ngành. Bạn chọn 1 trong 8 mô hình bên dưới. Hệ thống sẽ đổi toàn bộ cách gọi và sắp lại luồng công việc theo đúng nghề bạn đang làm.
BƯỚC 2: Đưa MỘT lớp thật vào
Không phải cả trung tâm. Sai lầm lớn nhất là ôm nguyên 300 học viên nhập vào ngày đầu tiên rồi bỏ dở. Luật ở đây: chỉ một lớp bạn thuộc nhất, mất đúng 15 phút. Điểm danh thật 3 buổi liên tiếp, nhập khoản thu thật của lớp đó.
BƯỚC 3: Ngày thứ 14, mở báo cáo & tự quyết
Bạn mở báo cáo của chính lớp bạn ra: tỷ lệ chuyên cần, danh sách công nợ tồn, dòng tiền thực thu. Nhìn số thật rồi tự quyết định. Thấy đỡ công sức thì chọn gói trả phí. Không thấy đỡ thì dừng, toàn bộ dữ liệu có thể xuất ra file Excel toàn vẹn.
“Kết quả sau 14 ngày: bạn có một lớp đã số hóa hoàn chỉnh, một luồng vận hành đã chạy mượt mà, và một quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu của chính mình - chứ không dựa trên bất kỳ lời quảng cáo nào.”
Dùng đúng thuật ngữ của mô hình bạn đang vận hành
Cùng một lõi quản lý, nhưng từng mô hình có thể dùng cách gọi quen thuộc cho học viên, lớp, trình độ, cấp đai và các nghiệp vụ liên quan.
VÕ ĐƯỜNG & CLB VÕ THUẬT
Võ sinh, lớp võ, Huấn luyện viên, cấp đai, kỳ thi thăng đai, chứng nhận số, học phí theo tháng. Chuyên cần gắn thẳng vào điều kiện xét thi.
TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ
Học viên, lớp theo cấp độ (A1, B2, IELTS...), bài kiểm tra định kỳ, kết quả, học phí khóa học. Phụ huynh tự mở link xem con tiến bộ.
TRUNG TÂM DẠY THÊM
Học sinh, phân loại theo môn hoặc khối lớp, sĩ số phòng học, điểm danh theo tiết. Một học sinh học nhiều môn vẫn gom ra một hóa đơn chuẩn.
ÂM NHẠC & NĂNG KHIẾU
Lịch cá nhân kèm 1:1 hoặc nhóm nhỏ, giáo viên phụ trách, tiến độ tác phẩm, báo cáo buổi học. Quản lý phòng tập không lo trùng giờ.
NHẢY, MÚA & KHIÊU VŨ
Cấp độ bài nhảy, lịch phòng tập studio, biên đạo/giáo viên, chuyên cần, gói học ngắn hạn. Cảnh báo tự động khi học viên sắp hết buổi.
YOGA & WELLNESS
Lớp tập sáng/tối, gói vé 20-30 buổi linh hoạt, điểm danh trừ buổi chính xác theo thời gian thực. Báo trước ngày hết hạn thẻ hội viên.
FITNESS & GYM STUDIO
Hội viên, hợp đồng tập luyện, PT cá nhân, gia hạn membership. Định danh chính xác: Hội viên là Hội viên - tuyệt đối không bị gọi nhầm thành học sinh.
CLB THỂ THAO & BÓNG ĐÁ
Thành viên theo lứa tuổi U9/U11/U15, chia theo cụm sân tập, lịch thi đấu giao hữu, phí duy trì định kỳ và ban huấn luyện phụ trách.
Vận hành nhiều cơ sở hoặc nhiều đội cùng lúc?
HIBA One quản trị đồng bộ nhiều điểm tập trên 1 tài khoản trung tâm mà không bị nhân đôi chi phí.
Tiền của bạn không được gom thành một chữ "doanh thu"
Đây là chỗ mà 90% chủ trung tâm bị nhầm, và nhầm chỗ này là nguyên nhân trực tiếp dẫn tới việc ra quyết định sai lầm suốt cả năm.
Tiền thật đã nằm yên trong tài khoản hoặc ví mặt. Không phải tiền phụ huynh hứa đóng vào tuần sau.
Người học còn phải đóng bao nhiêu tiền, của tháng nào, đã quá hạn bao nhiêu ngày. Rõ từng học viên.
Phần giá trị đào tạo đã thực sự diễn ra. Phụ huynh đóng trước 6 tháng không có nghĩa 6 tháng đó đã là doanh thu của bạn.
Doanh thu kỳ trừ đi toàn bộ chi phí thực tế (mặt bằng, lương giáo viên, dụng cụ). Con số còn lại bạn được phép cầm về nhà.
Thu nhiều tiền không có nghĩa là bạn đang có lời. Nếu bạn đang tiêu tiền học phí đóng trước của học viên như tiền lời ròng, HIBA One sẽ cho bạn thấy điều đó bằng những con số chính xác trên biểu đồ - chứ không nói suông.
HIBA One không phù hợp với một số nhu cầu sau
Để 14 ngày dùng thử mang lại kết quả thực sự cho bạn, xin nói thẳng thắn - đừng mất thời gian đăng ký nếu bạn thuộc những nhóm sau:
1. Bạn đang tìm nền tảng dạy học online
HIBA One không có phòng học ảo Zoom tích hợp, không có kho bài giảng video để học sinh vào xem clip. Đây là công cụ quản lý vận hành các lớp học thực tế ngoài đời.
2. Bạn muốn "phần mềm tự quản lý giùm mình"
Hệ thống tổng hợp và báo cáo dựa trên dữ liệu được ghi nhận. Vì vậy quy trình điểm danh và thu phí cần được vận hành nhất quán để số liệu phản ánh đúng thực tế.
3. Bạn không chịu bỏ ra 15 phút đưa một lớp thật vào
Nếu bạn chỉ muốn tạo tài khoản rồi bấm vài nút demo cho vui mắt rồi tắt tab, bạn đang lãng phí thời gian của cả bạn và chúng tôi.
4. Bạn muốn hệ thống làm y hệt file Excel 47 cột tự chế
HIBA One chuẩn hóa quy trình theo tiêu chuẩn vận hành quản trị tốt nhất. Nếu bạn chỉ muốn bê nguyên xi mớ lộn xộn cũ lên mạng thì tiếp tục dùng Excel sẽ tiện hơn.
5. Bạn muốn một phần mềm miễn phí mãi mãi
Dùng thử 14 ngày là hoàn toàn thật và không cần thẻ tín dụng. Nhưng sau đó là dịch vụ trả phí định kỳ để đội ngũ duy trì máy chủ, bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật liên tục cho bạn.
Không dính dáng gì tới 5 điều trên?
Vậy thì bạn chính xác là người mà đội ngũ HIBA One muốn đồng hành làm việc cùng.
Câu hỏi thường gặp trước khi bắt đầu
Những điều các thầy cô, huấn luyện viên và chủ trung tâm thường băn khoăn nhất:
Thử trên một lớp thật trước khi triển khai rộng.
Chọn một lớp thật, chạy thử các luồng chính và xem dữ liệu của chính lớp đó trước khi quyết định có triển khai rộng hay không.