Phần mềm quản lý võ đường: võ sinh, cấp đai, học phí trong một hệ thống
Đừng để võ đường lớn lên bằng sổ tay, Excel và trí nhớ.
Hồ sơ võ sinh, lớp và lịch tập, điểm danh, học phí, cấp độ, kỳ thi và chứng nhận nằm cùng một luồng vận hành. HLV làm phần của HLV; chủ nhiệm vẫn nhìn được việc cần xử lý.
Người xây HIBA One là một HLV đang đứng lớp
“Tôi dạy võ. Tôi biết cảm giác vừa hô nhịp vừa nhớ hôm nay ai vắng, phụ huynh nào cần nhắc học phí và tháng sau ai cần chuẩn bị lên đai. HIBA One được xây từ chính những việc vận hành đó.”
Bốn câu chủ nhiệm không nên phải đi hỏi từng người
Dữ liệu đã phát sinh từ việc lớp làm mỗi ngày. Quan trọng là chúng phải nằm cùng một chỗ thay vì rải ở sổ tay, Zalo, Excel và trí nhớ HLV.
Hôm nay ai vắng, ai đi trễ?
Mở đúng buổi tập để xem danh sách võ sinh và trạng thái điểm danh của từng người.
Ai còn thiếu học phí?
Khoản phải thu, đã nhận, còn thiếu và hạn tiếp theo gắn đúng hồ sơ võ sinh.
Võ sinh này đang ở cấp nào?
Chương trình, cấp độ hiện tại và ghi chú tiến độ đi theo chính võ sinh đó.
Kỳ thi vừa rồi ai đạt?
Kết quả, điểm, ghi chú và chứng nhận được lưu trong hồ sơ để tra cứu lại khi cần.
Điểm danh ngay trên sân tập. Chốt xong là khỏi chép lại.
HIBA One lấy lớp theo lịch đã cấu hình và mở danh sách đang học để HLV điểm danh trên điện thoại.
- 4 trạng thái rõ ràngCó mặt, Vắng, Có phép hoặc Trễ. Võ sinh chưa chọn trạng thái vẫn được báo là chưa xong.
- Lớp đông vẫn thao tác nhanhCó thể đánh dấu cả lớp rồi chỉnh lại các trường hợp khác biệt.
- Phụ huynh bớt phải hỏiTrường hợp Vắng hoặc Trễ có thể gửi email cho người giám hộ nếu hồ sơ đã có email.
- Dữ liệu dùng tiếpBuổi tập đã chốt có thể dùng cho chuyên cần và các quy tắc gói học theo buổi khi đã cấu hình.
HLV chỉ thấy phần tài chính khi chủ tổ chức cấp quyền phù hợp.
Hệ đai của võ đường bạn, bạn tự đặt
Karate, Taekwondo, Vovinam, Judo và từng liên đoàn có thể dùng cách phân cấp khác nhau. HIBA One cho phép cấu hình chương trình theo cách võ đường đang vận hành.
Ai đủ điều kiện thi lên đai? Câu này không nên mất một tuần để trả lời.
Thay vì mở sổ điểm danh, hồ sơ cấp đai và bảng thu phí ở nhiều nơi, người quản lý có thể dựa trên các tiêu chí đã cấu hình để rà danh sách.
Có thể lọc theo chuyên cần, thời gian giữ cấp và trạng thái khoản phí, sau đó người phụ trách duyệt danh sách trước kỳ thi.
Học phí võ đường không chỉ có một khoản
Ngoài học phí định kỳ, câu lạc bộ còn có thể có lệ phí thi, đồng phục hoặc dụng cụ. Mỗi khoản cần được theo dõi riêng để biết tiền đó thu cho việc gì.
Một võ sinh có thể có nhiều khoản cần thu
Mỗi khoản gắn đúng người, số phải thu, đã nhận và còn thiếu.
Thu một phần vẫn theo dõi tiếp
Mỗi lần ghi nhận thanh toán cập nhật lại số còn thiếu để không mất dấu công nợ.
VietQR & SePay khi đã kết nối
QR có thể lấy đúng số tiền và mã thanh toán. Giao dịch được đối soát khi nội dung chuyển khoản khớp mã.
Chứng nhận có mã và liên kết xác minh công khai
Mỗi chứng nhận có thể gắn mã định danh, ngày cấp và liên kết tra cứu để phụ huynh hoặc đơn vị tiếp nhận đối chiếu thông tin.
- ✓ Tra cứu lại chứng nhận theo dữ liệu còn được lưu trên hệ thống.
- ✓ Hỗ trợ đối chiếu mã chứng nhận và liên kết xác minh.
- ✓ Giá trị chuyên môn vẫn phụ thuộc đơn vị và thẩm quyền cấp chứng nhận.
Hoàn thành kỳ sát hạch theo chương trình của câu lạc bộ.
MÃ XÁC MINH
Mỗi người thấy đúng phần của mình
Võ đường càng nhiều HLV và người phụ trách, việc phân quyền càng quan trọng. Không phải ai có tài khoản cũng nên thấy mọi thứ.
Một lớp nhỏ hay nhiều điểm tập vẫn dùng cùng một cách
Mỗi lớp gắn với cơ sở, lịch tập và người phụ trách. Khi mở thêm điểm tập, dữ liệu võ sinh và vận hành không cần tách thành nhiều file khác nhau.
Câu hỏi thường gặp về quản lý võ đường
Những tình huống thường gặp trước khi chuyển dữ liệu từ sổ tay và Excel sang một hệ thống tập trung.
Có. Chương trình và cấp độ có thể cấu hình theo tên, mã, thứ tự và yêu cầu của từng võ đường.
Mỗi lớp có thể gắn với một cơ sở cụ thể; người quản lý có thể tổng hợp hoặc lọc dữ liệu theo từng điểm tập.
Có thể chuyển hồ sơ sang trạng thái bảo lưu và kích hoạt lại khi võ sinh quay lại, tùy quy trình của tổ chức.
Mỗi võ sinh vẫn có hồ sơ và khoản thu riêng; phụ huynh được liên kết với các hồ sơ liên quan theo cấu hình.
HIBA One có mẫu Excel chuẩn hóa để hỗ trợ nhập dữ liệu. Thời gian xử lý phụ thuộc chất lượng và cấu trúc file nguồn.
Có thể xuất các nhóm dữ liệu mà hệ thống hỗ trợ theo quyền của tài khoản và phạm vi dữ liệu được phép truy cập.
Muốn xem kỹ từng việc, mở đúng phần đó
Cẩm nang quản lý lớp võ
Phần mềm quản lý lớp võ miễn phí: 8 nghiệp vụ cần có
Những nghiệp vụ cần kiểm tra trước khi chọn công cụ cho võ đường.
Cách quản lý lớp võ hiệu quả
Quy trình từ võ sinh, lịch tập và điểm danh đến học phí, kỳ thi và cấp đai.
Mã võ sinh, cấp đai, thành tích và chứng nhận
Cách tổ chức hồ sơ để theo dõi lộ trình học và kết quả trên cùng một nơi.
Lấy một lớp võ thật vào thử trước
Thêm vài võ sinh. Xếp lịch. Điểm danh một buổi. Tạo một khoản học phí. Nếu cách làm đó nhẹ đầu hơn sổ tay, Excel và nhóm chat thì mới nhập tiếp phần còn lại.
