Thu học phí và đối soát chuyển khoản,
không phải dò lại từng người
Thu tiền xong, công nợ tự đổi. Chuyển khoản đúng mã thì đỡ phải dò.
Mỗi khoản cần thu có mã riêng, số còn thiếu và lịch sử thanh toán riêng. Bạn có thể thu đủ, thu một phần, gửi QR hoặc dùng SePay để hỗ trợ đối soát khi đã kết nối.
Dữ liệu giao dịch được ghi nhận và đối chiếu theo mã thanh toán
HIBA HV0842
Nhận tiền không khó. Khó là biết tiền đó trả cho khoản nào.
Tối thứ Sáu. Bạn mở app ngân hàng, cuộn lịch sử giao dịch. “Nguyen Van A chuyen tien” - 500.000đ. A nào? Học phí tháng này hay lệ phí thi tháng trước? Đóng đủ hay đóng một phần? Bạn mở Zalo tìm lại tin nhắn. Mở Excel dò tên. Ba cửa sổ, một câu hỏi, mười lăm phút. Nhân với số học viên của bạn.
Vấn đề không phải bạn thiếu thông tin. Vấn đề là thông tin bị mất ngữ cảnh ngay lúc tiền về. HIBA One giữ lại cái ngữ cảnh đó.
“Phụ huynh vừa chuyển khoản, của khoản nào?”
Mỗi khoản cần thu có mã thanh toán dạng HIBxxxxxxxx. Mã này được đưa trực tiếp vào VietQR và cũng là khóa độc nhất để SePay ghép giao dịch ngân hàng vào thẳng hồ sơ học viên.
“Hôm nay đóng trước một phần được không?”
Được. Hệ thống ghi nhận chính xác phần đã thu, chuyển trạng thái sang “Thanh toán một phần” và giữ nguyên số nợ còn thiếu. Bạn không cần bất kỳ cuốn sổ note ngoài lề nào.
“Một học viên có nhiều khoản phải đóng thì sao?”
Học phí, lệ phí thi, đồng phục, dụng cụ, quỹ lớp được tách thành từng mã KT độc lập với thời hạn riêng. Mỗi hạng mục được tách riêng để đối soát rõ ràng và hạn chế nhầm lẫn.
Trước khi thu tiền, hệ thống đã biết bạn đang thu cái gì
Thanh toán luôn gắn với một khoản cần thu và một học viên cụ thể.
Khoản cần thu (KT-xxxxx)
Mã KT duy nhất chứa: tên khoản, học viên, kỳ áp dụng, hạn đóng, tổng tiền, miễn giảm trừ và số tiền đã thực thu.
Đa dạng loại khoản thu chuyên biệt
Học phí định kỳ (tháng/quý/năm), phí thành viên, gói buổi, gói PT, lệ phí thi lên đai, tài liệu học, đồng phục võ phục, dụng cụ, quỹ lớp, tiền sân, sự kiện thi đấu...
5 trạng thái thu minh bạch
Chưa thanh toán · Thanh toán một phần · Đã thanh toán · Quá hạn · Miễn học phí.
Khoản được miễn: Giữ nguyên lý do
Miễn là miễn - hệ thống giữ nguyên lý do miễn giảm, không đánh tráo thành “đã thu tiền”. Cuối năm nhìn lại vẫn biết chỗ nào là chính sách, chỗ nào là doanh thu.
Một khoản thu, ba cách xử lý
Phụ huynh trả kiểu nào cũng ghi nhận được.
Thu trực tiếp tại quầy
Tiền mặt · Chuyển khoản · Thẻ · KhácChọn khoản cần thu, nhập số tiền thực nhận và hình thức thanh toán. Hệ thống tự động chặn các thao tác nhập tiền lớn hơn số nợ còn lại, giảm sai sót thủ công.
Gửi VietQR cá nhân hóa
Đúng số tiền · Mã HIB · Chuẩn NAPASHệ thống tự sinh QR động đúng số tiền còn thiếu, đúng số tài khoản nhận và đúng mã thanh toán HIB. QR đã điền sẵn số tiền và nội dung để giảm nguy cơ nhập sai khi chuyển khoản. Hỗ trợ cả mã QR tĩnh tải lên.
Tự động đối soát SePay
Đối soát tự động khi giao dịch khớp mãKhi kết nối SePay, giao dịch tiền vào khớp mã có thể được tự động gạch nợ và cập nhật trạng thái thanh toán, giảm thao tác dò sao kê thủ công.
SePay chỉ tự ghi khi giao dịch khớp đủ điều kiện
Đây là chỗ đáng đọc kỹ, vì tự động sai còn tệ hơn làm tay. Mỗi đơn vị có webhook và khóa API riêng. HIBA One chỉ xét giao dịch tiền vào, tìm mã thanh toán trong dữ liệu SePay, rồi ghép với đúng khoản cần thu.
1. Khóa Idempotent chống trùng lặp
Nhận diện mã ID giao dịch từ hệ thống ngân hàng. Cơ chế idempotency giúp tránh ghi nhận trùng khi Webhook được gửi lại.
2. Không tìm thấy mã thì không tự cộng
Nếu phụ huynh ghi nội dung tùy tiện hoặc sai mã thanh toán, giao dịch được đưa vào danh sách chờ để người quản lý kiểm tra trước khi gán cho học viên.
3. Chỉ xử lý tiền vào, bỏ qua tiền ra
Các phát sinh chuyển khoản chi phí mặt bằng, lương HLV hay rút tiền mặt được phân tách khỏi luồng ghi nhận học phí.
4. Chuyển dư chỉ ghi tối đa phần nợ
Nếu phụ huynh chuyển thừa số tiền cần đóng, hệ thống ghi nhận đủ khoản nợ và gắn nhãn cảnh báo tiền thừa để kế toán hoàn lại hoặc kết chuyển kỳ sau.
Chi phí SePay như thế nào?
SePay là dịch vụ hạ tầng Webhook tài khoản ngân hàng độc lập (có gói miễn phí lẫn trả phí tùy lưu lượng). Chi phí dịch vụ SePay (nếu có) áp dụng theo chính sách của nhà cung cấp. HIBA One hỗ trợ cấu hình kết nối trong quá trình triển khai.
Hỗ trợ những ngân hàng nào?
Danh sách ngân hàng khả dụng phụ thuộc danh mục tích hợp hiện hành của SePay và cấu hình tài khoản của tổ chức.
Chưa kết nối SePay có dùng được không?
Có. Bạn vẫn có thể ghi nhận thu tiền mặt tại quầy hoặc dùng mã QR ngân hàng. SePay là lớp hỗ trợ đối soát giao dịch tự động khi tổ chức đã kết nối.
Mỗi lần ghi nhận tiền đều để lại dấu vết
Ba tháng sau có người hỏi “khoản này đóng hồi nào, ai thu”, bạn phải trả lời được. Không chỉ nhìn một con số tổng.
Mã biên lai PT-xxxxx
Mỗi đợt thu có một mã PT độc nhất, liên kết chặt chẽ với mã khoản KT và hồ sơ học viên.
Số tiền & Phương thức
Lưu rõ tiền mặt, chuyển khoản, POS hay SePay, ghi nhận đầy đủ nhân viên thao tác.
Thời gian & Tham chiếu
Ghi dấu mốc thời gian từng giây, kèm mã tham chiếu ngân hàng chính xác khi đối soát.
Chặn thu vượt công nợ
Phần mềm từ chối ghi nhận nếu người thu nhập con số cao hơn số nợ còn lại của phiếu KT.
Phân quyền tài chính an toàn: Mặc định Chủ tổ chức, Quản lý và Kế toán có quyền xem và quản lý tài chính. Giáo viên / HLV không có quyền tài chính nếu chưa được cấp riêng. Trợ giảng điểm danh không nhìn thấy ai đang nợ bao nhiêu.
Thu xong, dữ liệu không nằm yên ở màn Thanh toán
Bạn nhập một lần, năm chỗ cùng đổi.
Khoản cần thu (KT)
Tự cập nhật số đã thu, tính lại số còn lại, chuyển đổi trạng thái (Đã thu xong hoặc Thanh toán một phần).
Hồ sơ học viên
Biết ngay tổng đã thu trong năm, số còn phải thu, danh sách các khoản quá hạn và hạn đóng tiếp theo của từng em.
Cổng phụ huynh
Phụ huynh tự xem tổng đóng, đã đóng, số tiền còn thiếu và hạn gần nhất. Giảm đáng kể các tin nhắn hỏi lại về tình trạng thanh toán.
Tổng quan tài chính
Cập nhật ngay trên Dashboard: Tiền thu hôm nay, đã thu tháng này, cơ cấu phương thức thanh toán, tổng công nợ.
Báo cáo quản trị doanh thu
Dùng các giao dịch thật đã xác nhận để tổng hợp dòng tiền theo thời gian, theo chi nhánh và theo môn học. Không còn tình trạng số liệu báo cáo vênh với sổ phụ ngân hàng.
Tiền đã nhận và doanh thu không nên được xem là cùng một con số
Đây là chỗ nhiều trung tâm nhìn sai - và nhìn sai chỗ này thì ra quyết định sai cả năm. Học viên đóng trước 6 tháng. Tài khoản có tiền. Nhưng 5 tháng trong đó bạn còn nợ người ta buổi dạy.
Là lượng tiền mặt hoặc chuyển khoản thực tế đã vào tài khoản ngân hàng trong kỳ. Đại diện cho lượng tiền thực tế đã nhận trong kỳ.
Với các gói theo buổi hoặc theo kỳ, HIBA One hỗ trợ phân bổ doanh thu thực tế tương ứng theo tiến độ học sinh đã được dạy và điểm danh.
Là số tiền còn phải thu tiếp theo các phiếu khoản cần thu đã lập, hoàn toàn tách bạch với doanh thu phân bổ, giúp bạn kế hoạch nhắc phí chuẩn.
Cảnh báo sống còn cho người quản lý trung tâm
Tiêu tiền đóng trước như tiền lời là cách nhiều trung tâm vỡ vào tháng thấp điểm. HIBA One tách ba con số này ra để bạn thấy trước khi nó thành vấn đề.
HIBA One không phải cổng thanh toán online
Nói rõ để bạn không kỳ vọng sai: HIBA One tập trung vào quản lý khoản cần thu, ghi nhận tiền, tạo QR ngân hàng và đối soát chuyển khoản qua SePay.
Khi bạn bấm chọn “Thẻ” trên màn hình, đây là thao tác đánh dấu phương thức ghi nhận một giao dịch đã xảy ra tại quầy (qua máy POS ngân hàng) - không có nghĩa HIBA One đang tự xử lý giao dịch thẻ qua một cổng thanh toán trực tuyến.
Nếu bạn cần một cổng thanh toán thẻ trực tuyến để phụ huynh quẹt thẻ visa/master ngay trên website, đây chưa phải thứ bạn cần. Tiền học viên chuyển sẽ đi thẳng về tài khoản ngân hàng của trung tâm theo cấu hình nhận tiền.
Câu hỏi thường gặp về thu học phí và đối soát
Mọi câu hỏi bạn cần biết trước khi đưa vào vận hành thực tế tại cơ sở.
Q1. Phụ huynh chuyển khoản không ghi mã thì sao?
Tiền vẫn về tài khoản ngân hàng của tổ chức. Khi không có mã hoặc sai cú pháp, giao dịch được đưa vào danh sách “Chờ xử lý” để kế toán kiểm tra và đối chiếu trước khi gán vào khoản cần thu.
Q2. Thu tiền mặt có dùng được không?
Có. Bạn có thể vào Khoản cần thu, chọn “Ghi nhận thu”, sau đó chọn Tiền mặt, POS hoặc chuyển khoản thủ công. Hệ thống cập nhật công nợ và lưu biên lai theo giao dịch đã ghi nhận.
Q3. Một học viên đóng một lần cho nhiều khoản thì xử lý sao?
Bạn có thể ghi nhận nhiều khoản liên tiếp hoặc tách từng khoản cần thu (học phí, võ phục, lệ phí thi) để đối soát tương ứng. Việc quản lý độc lập từng khoản giúp báo cáo tài chính luôn tường minh.
Q4. Học viên anh chị em ruột có gộp học phí được không?
Mỗi học viên có một mã KT riêng gắn với hồ sơ độc lập để quản lý buổi học và điểm danh. Phụ huynh có thể quét 2 mã QR động tương ứng hoặc chuyển khoản gộp kèm ghi chú để thu ngân gạch nợ chính xác cho từng em.
Q5. Xuất dữ liệu thu chi ra Excel được không?
Được. Toàn bộ nhật ký đối soát, danh sách biên lai thu PT, danh sách công nợ quá hạn đều kết xuất được file Excel chuẩn định dạng kế toán chỉ với một cú click chuột.
Q6. Ai trong trung tâm nhìn thấy được số liệu tài chính?
Chỉ Chủ cơ sở, Quản lý được cấp quyền và Kế toán mới xem được sổ quỹ và doanh thu. Giáo viên, Huấn luyện viên, Trợ giảng chỉ phụ trách chuyên môn điểm danh và hoàn toàn không thấy dữ liệu công nợ học phí.
VietQR có trong nền tảng; đối soát tự động được mở theo gói phù hợp.
Các gói đều bắt đầu từ khoản thu, ghi nhận thanh toán, phiếu thu và VietQR. Các nhu cầu như đối soát ngân hàng, thu - chi, chứng từ và báo cáo tài chính nâng cao được mở theo từng gói.
Thử bằng một khoản thu thật trước
Tạo một khoản cho một học viên thật, thử ghi nhận một phần hoặc gửi QR cho phụ huynh quét. Sau đó mở công nợ và hồ sơ học viên để kiểm tra dữ liệu đã cập nhật đúng luồng hay chưa.