Hướng dẫn HIBA ONE cho Trung tâm đào tạo

Thiết lập Trung tâm

Khai báo thương hiệu, thông tin liên hệ và cấu hình vận hành trước khi nhập học viên thật.

1. Nhập tên Trung tâm, tên ngắn, logo và mô tả.
2. Chọn mô hình Trung tâm đào tạo hoặc mô hình gần nhất với nghiệp vụ thực tế.
3. Nhập hotline, email liên hệ và email tài chính.
4. Kiểm tra múi giờ, tiền tệ, thời lượng lớp và giờ hoạt động.
5. Lưu rồi xác nhận tên Trung tâm hiển thị đúng trong workspace.

Tạo Chi nhánh và tài khoản nhận tiền

Mỗi địa điểm đào tạo thật nên là một chi nhánh/cơ sở riêng để báo cáo và QR học phí không bị trộn.

1. Tạo từng Chi nhánh với tên, địa chỉ và số điện thoại.
2. Gắn tài khoản ngân hàng và QR riêng nếu mỗi chi nhánh thu tiền vào tài khoản khác nhau.
3. Kiểm tra lớp mới bắt buộc thuộc một Chi nhánh.
4. Tạo thử phiếu học phí để xác nhận QR và tài khoản nhận đúng.

Tạo Chương trình và Trình độ

Chương trình và Trình độ giúp xếp học viên đúng lộ trình, đặc biệt với ngoại ngữ, kỹ năng hoặc đào tạo nhiều cấp.

1. Tạo Chương trình: IELTS, Tiếng Anh thiếu nhi, Kỹ năng giao tiếp hoặc chương trình của Trung tâm.
2. Tạo các Trình độ theo thứ tự: Starter, Beginner, Intermediate hoặc cấp nội bộ.
3. Nhập mã và chuẩn đầu ra nếu có.
4. Kiểm tra thứ tự trước khi gắn vào lớp và hồ sơ học viên.

Tuyển sinh và CRM

Quản lý người quan tâm từ lúc để lại thông tin đến khi học thử và chuyển thành Học viên.

1. Tạo Lead với họ tên, điện thoại, email, người giám hộ nếu có.
2. Chọn nguồn Lead, chương trình/lớp quan tâm và người phụ trách.
3. Đặt ngày nhắc gọi lại hoặc học thử.
4. Cập nhật trạng thái theo tiến trình chăm sóc.
5. Khi đăng ký chính thức, dùng Chuyển thành Học viên để không nhập lại dữ liệu.
6. Nếu không tiếp tục, ghi lý do mất Lead để Trung tâm biết nguyên nhân.

Thêm Học viên và phụ huynh

Hồ sơ Học viên là nguồn dữ liệu chung cho lớp, chuyên cần, học phí, kết quả và Portal.

1. Thêm họ tên, ngày sinh, số điện thoại, email và ngày tham gia.
2. Với học viên nhỏ tuổi, thêm người giám hộ và email phụ huynh.
3. Xếp vào lớp ngay hoặc để Chưa xếp lớp.
4. Dùng hồ sơ để xem lịch sử lớp, điểm danh, học phí và tiến độ.
5. Khi đổi lớp, dùng Chuyển lớp với ngày hiệu lực thay vì tạo hồ sơ mới.

Tạo Lớp và Lịch học

Lớp gom học viên, giáo viên, lịch, sĩ số và quy tắc học phí trong cùng một nơi.

1. Tạo Lớp, chọn Chi nhánh và chương trình/trình độ phù hợp.
2. Chọn kiểu vận hành Cố định, Tự do, Linh hoạt hoặc Học bù.
3. Thiết lập sĩ số, ngày bắt đầu, địa điểm và Giáo viên.
4. Tạo Ca/lịch lặp theo thứ trong tuần và giờ học.
5. Dùng Lịch học để dời riêng một buổi, thêm buổi hoặc đổi giáo viên mà không phá lịch lặp.

Điểm danh và nhận xét buổi học

Điểm danh chính xác giúp theo dõi chuyên cần, học phí theo buổi và báo cáo phụ huynh.

1. Mở lớp của ngày cần dạy.
2. Chọn Có mặt, Vắng, Có phép hoặc Trễ cho từng Học viên.
3. Ghi lý do vắng và nhận xét học tập khi cần.
4. Ghi bài tập, trạng thái hoàn thành và phản hồi của Giáo viên.
5. Nếu buổi học có thêm giờ hoặc phụ thu, mở Chi tiết buổi học để ghi nhận.
6. Chốt buổi sau khi không còn người ở trạng thái Chưa chọn.

Học phí, công nợ và tài chính

Tạo quy tắc học phí tại lớp rồi dùng phiếu báo, thanh toán và báo cáo tài chính để theo dõi từ phải thu đến tiền thật.

1. Chọn cách thu theo tháng, theo buổi, theo N buổi hoặc theo khóa.
2. Đặt số tiền, chu kỳ, hạn thanh toán và chính sách vắng học.
3. Tạo phiếu báo học phí theo Học viên hoặc phiếu tổng hợp cho nhiều khoản.
4. Gửi nhắc học phí khi đến hạn.
5. Ghi nhận tiền mặt hoặc chuyển khoản và kiểm tra công nợ giảm đúng.
6. Với chi phí vận hành, ghi Thu & Chi và chứng từ để báo cáo lãi lỗ không chỉ nhìn tiền vào.

Giáo viên, phân quyền và chấm công

Phân công đúng lớp và đúng quyền giúp Giáo viên thao tác nhanh mà không nhìn thấy dữ liệu tài chính hoặc quản trị không cần thiết.

1. Mời Giáo viên bằng email hoặc link.
2. Chọn vai trò và gắn các lớp phụ trách.
3. Giới hạn phạm vi theo Chi nhánh/Lớp khi cần.
4. Thiết lập ca làm hoặc dùng lịch dạy làm nguồn lịch cho chấm công.
5. Nếu Trung tâm dùng chấm công, kiểm thử Check-in/Check-out, GPS/QR và chính sách đi trễ.
6. Cuối kỳ kiểm tra bảng công, OT và các yêu cầu điều chỉnh trước khi chốt.

Đánh giá, kỳ thi và chứng nhận

Dùng Đánh giá cho bài kiểm tra thường xuyên, Kỳ thi cho mốc chính thức và Chứng nhận cho kết quả đủ điều kiện.

1. Tạo bài đánh giá, điểm tối đa, trọng số và tiêu chí nếu cần.
2. Nhập điểm và phản hồi cho từng Học viên.
3. Tạo Kỳ thi với chương trình/trình độ và ngày tổ chức.
4. Nhập Đạt, Không đạt, Vắng và điểm số.
5. Cấp Chứng nhận cho kết quả đủ điều kiện; in/PDF hoặc thu hồi khi phát hành sai.

Trao đổi, Portal và báo cáo quản lý

Tập trung việc cần xử lý, thông báo và báo cáo để quản lý Trung tâm không phụ thuộc vào nhiều nhóm chat rời rạc.

1. Dùng Trao đổi cho vấn đề gắn với Học viên, lớp hoặc tài chính.
2. Dùng Công việc để giao người phụ trách và hạn hoàn thành.
3. Tạo thông báo cho nhân sự, phụ huynh hoặc một lớp khi cần.
4. Tạo Portal phụ huynh cho Học viên nhỏ tuổi và chỉ công bố dữ liệu đã duyệt.
5. Mỗi ngày xem HIBA One Today; cuối tuần/tháng xem Báo cáo chuyên cần, công nợ, lớp và tài chính.
6. Dùng Thỏ Ngọc để hỏi nhanh dữ liệu, soạn thông báo hoặc tìm việc cần xử lý trong phạm vi quyền.

Checklist trước khi vận hành thật

Đánh dấu từng mục. Khi đủ các mục dưới đây, mô hình đã sẵn sàng đưa vào vận hành hằng ngày.

• Thông tin Trung tâm và logo đúng
• Đã tạo Chi nhánh
• Đã cấu hình tài khoản/QR nhận học phí
• Đã tạo Chương trình và Trình độ
• Đã kiểm thử một Lead và chuyển đổi
• Đã tạo Học viên và phụ huynh
• Đã tạo Lớp, lịch và Giáo viên
• Đã kiểm thử Điểm danh
• Đã kiểm thử phiếu học phí và thanh toán
• Đã kiểm tra đánh giá/kỳ thi
• Đã kiểm tra báo cáo và Portal