Mỗi học viên một hồ sơ. Mở ra là biết ngay cần làm gì.
Tên, phụ huynh, lớp đang học, điểm danh, học phí và tiến độ đi cùng một học viên. Không còn cảnh hỏi nhau “file nào mới đúng?”.
Ba lúc bạn sẽ thấy nó tiện ngay.
Không cần học phần mềm trước. Chỉ cần gặp đúng tình huống hằng ngày của lớp học là bạn hiểu ngay giá trị.
Phụ huynh gọi, bạn tìm ra ngay
Tìm bằng tên, mã học viên, số điện thoại, email hoặc thông tin phụ huynh. Không phải lục tung nhóm chat hay tra lật 3 cuốn sổ điểm danh.
Đổi lớp mà không mất dấu
Học viên có thể chuyển lớp, bảo lưu rồi đi học lại nhưng vẫn giữ đúng một hồ sơ gốc xuyên suốt. Lịch sử chuyên cần và học phí không bị phân mảnh.
Hỏi học phí, nhìn cùng một chỗ
Khoản cần thu, tiền đã nhận và số còn thiếu gắn với đúng học viên để người phụ trách xử lý nhanh hơn, không sợ thu nhầm hay bỏ sót tiền buổi.
Một lần thêm. Dùng xuyên suốt cả quá trình học.
HIBA One tạo mã học viên riêng, rồi dùng hồ sơ đó tự động liên kết qua các nghiệp vụ tiếp theo mà không cần phải nhập lại bất kỳ lần nào.
Thêm học viên
Họ tên, liên hệ, ngày sinh, trạng thái ban đầu. Hệ thống cấp mã riêng tức thì.
Gắn phụ huynh
Cha, mẹ hoặc người giám hộ được lưu thành dữ liệu riêng, phân quyền nhận thông báo.
Xếp lớp học
Biết đang học lớp nào, cơ sở nào, từ khi nào và sĩ số thực tế ra sao.
Điểm danh
Có mặt, đi trễ, vắng hoặc có phép. Giúp theo dõi số buổi và chuyên cần trong kỳ.
Tiền & Tiến độ
Học phí, phiếu thu VietQR, công nợ, kỳ thi thăng đai và cấp chứng nhận.
Đừng để danh sách học viên chỉ có hai trạng thái “có” và “không”.
Thực tế quản lý lớp có người mới học thử, có người đang học, có người bảo lưu rồi quay lại, cũng có người đã nghỉ. HIBA One tách bạch rõ để danh sách phản ánh đúng sức khỏe thực của trung tâm.
Tránh ảo tưởng sĩ số: Không tính học viên bảo lưu hoặc học thử vào doanh thu cố định hàng tháng, giúp chủ trung tâm dự báo dòng tiền sát thực tế hơn.
Theo dõi lịch học thử
Tự động nhắc lịch hẹn, ghi nhận đánh giá của HLV sau buổi thử, theo dõi tỷ lệ chuyển đổi thành học viên chính thức.
Tham gia đều đặn
Tính học phí theo chu kỳ, điểm danh hàng ngày trên app, tự động cảnh báo khi học viên nghỉ quá 3 buổi liên tiếp.
Tạm dừng có hạn
Giữ nguyên số buổi học và số dư tiền còn lại. Hệ thống cảnh báo tự động khi sắp hết hạn bảo lưu để nhân viên gọi chăm sóc.
Không xóa mất lịch sử
Lưu trữ vĩnh viễn hồ sơ đai đẳng, điểm số và các kỳ thi cũ. Khi học viên quay lại học, chỉ cần 1 click kích hoạt không cần nhập lại.
Bạn không cần nhớ chính xác. Nhớ được gì thì tìm bằng cái đó.
Tên học viên, mã học viên, email, số điện thoại hoặc tên và số của phụ huynh đều có thể giúp tìm đúng người trong chưa đầy 1 giây.
Mã tự tạo chuẩn
Mã HV-xxxxx được cấp tự động để quản lý nhất quán giữa các lớp.
Phụ huynh độc lập
Lưu cả bố và mẹ thành dữ liệu riêng, chỉ định người liên hệ chính và người nhận biên lai đóng tiền.
Không xóa lịch sử
Dù học viên nghỉ 3-5 năm, toàn bộ đai đẳng, điểm thi và học phí vẫn nguyên vẹn khi tra cứu lại.
Tìm kiếm đa trường
Nhập số điện thoại của bố hoặc mẹ đều lập tức hiển thị đầy đủ thông tin của tất cả các con đang theo học.
Phụ huynh cũng bớt phải nhắn tin hỏi han từng câu.
Bạn có thể tạo một liên kết tra cứu riêng cho từng học viên. Qua đó phụ huynh tự xem lịch, chuyên cần, học phí, bài học và kết quả thi mà không cần gọi điện hay nhắn tin qua lại làm gián đoạn giờ dạy.
Liên kết bảo mật có mã và thời hạn
Chỉ có phụ huynh có mã liên kết bí mật mới truy cập được vào thông tin của con.
Bật/tắt thu hồi quyền tức thì
Khi học viên ngưng học, quản trị viên có thể vô hiệu hóa đường link tra cứu chỉ bằng 1 thao tác.
Không lo lộ dữ liệu nội bộ
Phụ huynh chỉ xem phần được cấp quyền cho con mình; dữ liệu nội bộ và thông tin của học viên khác không hiển thị trong cổng tra cứu.
Mỗi người xem đúng phần mình cần. Không chuyền tay nhau file Excel.
Phần mềm chia vai trò minh bạch, bảo vệ dữ liệu học viên nhạy cảm mà vẫn đảm bảo phối hợp trơn tru giữa các bộ phận.
Giáo viên / HLV
Chỉ thấy học viên thuộc lớp mình trực tiếp phụ trách. Điểm danh 1 chạm và ghi chú nhận xét sau mỗi buổi tập.
Kế toán / Thu ngân
Quản lý biểu phí, công nợ quá hạn, xuất phiếu thu VietQR và đối soát ngân hàng tự động.
Quản lý / Chủ CLB
Bức tranh toàn cảnh sĩ số, tỷ lệ chuyên cần, phân tích học viên rớt lớp và tổng quan doanh thu toàn cơ sở.
Phụ huynh & HV
Cổng tra cứu cá nhân xem kết quả rèn luyện, chuyên cần, số buổi còn lại và thanh toán học phí qua mã QR.
Chuyển từ Excel sang dễ dàng - Toàn quyền dữ liệu của bạn
Nhập danh sách học viên từ file mẫu Excel sẵn có. Khi cần, bạn có thể xuất dữ liệu ra Excel để tiếp tục lưu trữ và đối soát.
Hồ sơ học viên là nền tảng; workflow nâng cao mở theo nhu cầu.
Mọi gói đều bắt đầu từ hồ sơ học viên, phụ huynh và lớp học. Các nhu cầu như chuyển lớp, bảo lưu, import dữ liệu, thao tác hàng loạt, tài liệu, thành tích và workflow giữ chân học viên được mở theo từng gói.
Lấy 5 học viên thật vào thử.
Hợp thì nhập tiếp.
Bắt đầu với một lớp nhỏ, nhập vài hồ sơ thật và kiểm tra luồng vận hành trước khi chọn gói phù hợp.