Hướng dẫn HIBA ONE cho Lớp học & mô hình khác

Chọn mô hình và cách gọi

Dùng mô hình này cho lớp độc lập, yoga, fitness, năng khiếu, CLB thể thao hoặc đơn vị có cách vận hành riêng.

1. Nhập tên đơn vị và logo.
2. Chọn mô hình gần nhất với hoạt động thực tế.
3. Mở phần Thuật ngữ nếu cần đổi cách gọi Học viên, Lớp, Giáo viên, Cấp độ hoặc Học phí.
4. Chọn múi giờ, tiền tệ, thời lượng mặc định và giờ hoạt động.
5. Lưu và kiểm tra các menu trong APP đã dùng cách gọi dễ hiểu với đội ngũ.

Tạo địa điểm hoặc Cơ sở

Nếu vận hành ở nhiều địa điểm, tách từng nơi để lớp, tài khoản nhận tiền và báo cáo có phạm vi rõ ràng.

1. Tạo tên địa điểm và địa chỉ.
2. Nếu chỉ có một nơi, vẫn nên tạo một Cơ sở để cấu trúc dữ liệu nhất quán.
3. Nếu mỗi địa điểm thu tiền khác nhau, gắn tài khoản/QR riêng.
4. Kiểm tra mọi lớp đều thuộc đúng Cơ sở.

Chọn kiểu Lớp phù hợp

HIBA ONE hỗ trợ bốn cách vận hành để lớp không cần bị ép theo lịch cố định.

1. Chọn Cố định nếu học theo thứ và giờ lặp hằng tuần.
2. Chọn Tự do nếu chỉ tạo buổi khi thực tế phát sinh, phù hợp private, PT hoặc lớp hẹn lịch.
3. Chọn Linh hoạt nếu có lịch nền nhưng thường đổi/thêm buổi.
4. Dùng Học bù cho buổi thay thế và có thể đặt không thu thêm.
5. Tạo Ca, giáo viên/HLV, địa điểm và thời gian hiệu lực nếu mô hình cần lịch lặp.

Thêm Học viên, hội viên hoặc người học

Dù mô hình gọi là học viên, hội viên hay thành viên, nên giữ một hồ sơ duy nhất xuyên suốt.

1. Thêm họ tên, liên hệ, ngày tham gia và ảnh nếu cần.
2. Nếu có phụ huynh/người giám hộ, nhập riêng để Portal và thông báo đúng người.
3. Xếp vào lớp hoặc để Chưa xếp lớp.
4. Khi chuyển nhóm/lớp, dùng Chuyển lớp thay vì tạo hồ sơ mới.
5. Dùng Import CSV nếu đã có dữ liệu lớn, nhưng kiểm thử vài dòng trước khi xác nhận hàng loạt.

Lịch cố định, buổi phát sinh và dời lịch

Các mô hình private, yoga, fitness hoặc năng khiếu thường có nhiều buổi thay đổi, vì vậy cần phân biệt lịch nền và buổi thực tế.

1. Với lớp cố định, tạo lịch lặp ở Ca.
2. Khi có buổi thêm, bấm Thêm buổi và chọn loại Buổi thêm/Tự do/Linh hoạt/Học bù.
3. Chọn buổi có tính vào số buổi của gói hay không.
4. Chọn buổi có được tính học phí hay không.
5. Khi dời một buổi, sửa đúng buổi đó thay vì thay lịch lặp cả chu kỳ.
6. Xuất ICS nếu cần đưa lịch sang ứng dụng lịch cá nhân.

Điểm danh và ghi nhận chất lượng buổi

Điểm danh không chỉ là có mặt/vắng, mà còn là nơi ghi nhận dữ liệu thực tế của buổi học hoặc buổi tập.

1. Chọn ngày và lớp. Với lớp Tự do có thể tạo buổi ngay từ ngày cần điểm danh.
2. Đánh dấu Có mặt, Vắng, Có phép hoặc Trễ.
3. Ghi lý do vắng nếu cần.
4. Thêm nhận xét, bài tập, phản hồi hoặc mức độ tiến bộ.
5. Trong Chi tiết buổi học, ghi overtime, phụ thu và điều chỉnh tiền công nếu có.
6. Lưu sau khi đã xử lý toàn bộ người học.

Chọn cách thu học phí hoặc phí dịch vụ

Mỗi lớp có thể dùng một cách tính khác nhau, phù hợp lớp tháng, gói buổi, private hoặc khóa ngắn hạn.

1. Chọn thu cố định theo tháng nếu số tiền không phụ thuộc số buổi thực tế.
2. Chọn theo N buổi cho gói 8, 10 hoặc số buổi tùy mô hình.
3. Chọn từng buổi nếu phát sinh bao nhiêu tính bấy nhiêu.
4. Chọn theo khóa khi thu trọn gói theo giai đoạn.
5. Đặt chính sách nghỉ học, hạn thanh toán và ngày hiệu lực.
6. Tạo thử phiếu, thanh toán và phiếu thu trước khi áp dụng cho toàn bộ lớp.

Nhân sự, giáo viên và phân quyền

Người phụ trách lớp chỉ nên được cấp đúng chức năng và dữ liệu họ cần.

1. Mời người dùng bằng email hoặc link.
2. Chọn vai trò Giáo viên/HLV, Quản lý, Kế toán hoặc Nhân viên.
3. Gắn lớp và Cơ sở được phép xem.
4. Nếu dùng chấm công, thiết lập ca làm, địa điểm xác minh, GPS/QR và quy tắc đi trễ.
5. Kiểm thử bằng tài khoản không phải Chủ tổ chức.

Nội trú hoặc bán trú nếu có

Đây là mô-đun tùy chọn cho đơn vị có lưu trú, bán trú hoặc cần theo dõi hiện diện ngoài giờ học.

1. Chỉ bật khi mô hình thực tế có nghiệp vụ nội trú/bán trú.
2. Tạo khu/phòng và sức chứa.
3. Đưa Học viên vào chương trình nội trú, không bắt buộc phải có phòng ngay.
4. Dùng Hiện diện nội trú riêng, không dùng Điểm danh lớp thay thế.
5. Ghi Nhật ký chăm sóc, Sự việc, Đánh giá và báo cáo phụ huynh khi cần.
6. Thiết lập giá/chính sách nội trú theo thời gian hiệu lực nếu có thu phí.

Báo cáo, dữ liệu và bảo mật

Sau khi vận hành ổn định, cần kiểm tra báo cáo và khả năng xuất dữ liệu để đơn vị không phụ thuộc vào một màn hình duy nhất.

1. Chọn khoảng thời gian và xem Học viên, lớp, chuyên cần, tiền đã thu và công nợ.
2. Xuất Excel/CSV/PDF khi cần đối chiếu hoặc lưu hồ sơ.
3. Dùng Nhập dữ liệu theo quy trình xem trước, xác nhận rồi mới ghi thật.
4. Kiểm tra lịch sử hoạt động nếu gói có Audit Log.
5. Bật Passkey hoặc Google đăng nhập cho tài khoản cá nhân.
6. Kiểm tra thiết bị/phiên đăng nhập và đăng xuất phiên cũ khi cần.

Nhịp vận hành hằng ngày

Mô hình khác nhau nhưng nguyên tắc chung vẫn là để HIBA ONE đưa việc cần xử lý lên trước, thay vì nhớ bằng đầu.

1. Mỗi ngày mở Today để xem buổi học, việc chưa xử lý và cảnh báo.
2. Sau mỗi buổi, điểm danh và ghi dữ liệu phát sinh ngay.
3. Mỗi tuần kiểm tra người nghỉ nhiều, gói sắp hết và lịch tuần tới.
4. Đến kỳ thu, tạo phiếu và theo dõi công nợ.
5. Cuối tháng xem báo cáo tiền, chuyên cần, hiệu suất lớp và nhân sự.
6. Hỏi Thỏ Ngọc khi cần tìm nhanh dữ liệu hoặc soạn thông báo trong phạm vi quyền.

Checklist trước khi vận hành thật

Đánh dấu từng mục. Khi đủ các mục dưới đây, mô hình đã sẵn sàng đưa vào vận hành hằng ngày.

• Đã chọn mô hình và thuật ngữ dễ hiểu
• Đã tạo Cơ sở/địa điểm
• Đã chọn đúng kiểu Lớp
• Đã thêm người học
• Đã kiểm thử Lịch và buổi phát sinh
• Đã kiểm thử Điểm danh
• Đã chọn đúng cách thu phí
• Đã phân quyền nhân sự
• Đã quyết định có dùng Nội trú/Bán trú hay không
• Đã kiểm tra Báo cáo và xuất dữ liệu
• Đã bật phương thức đăng nhập an toàn